会計業務を効率化するためには?

会社における経理業務は数字をとにかくたくさん使うのでストレスのもとになるという人が少なくないと思いますが、経理業務を効率化すれば業務はもっとスピーディーになって、不要な時間や手間がとられにくくなります。経理業務は複雑な側面もあるので、短時間で業務を劇的に変化させるというのは現実的ではないかもしれません。

 

しかしちょっとした工夫を積み重ねればストレスを軽減しやすくなるでしょう。例えばもし電卓を多用している事が多いのであれば、エクセルのような表計算ソフトの使用は効率化につながります。複雑な計算を一気に行ってくれるのが表計算ソフトのメリットですが、エクセル操作のスキルを伸ばして電卓と上手く併用していけば、打ち間違いによるプロセスの繰り返しなどを防ぐこともできるでしょう。

 

ファイリングも効率化のキーポイント

多くのファイルを電子形態でパソコン管理する事が増えてきていますが、まだまだ日本では紙媒体の書類のやり取りが日常的な作業になっています。会計関連の書類もその例外ではないでしょう。しかし書類が非常に多いとありがちなのがファイリングスキルの不足による整理のトラブルです。きちんとファイリングしないと書類の紛失や混同がおきてしまいかねません。

 

ですからファイリング技術を一から考えるのは大事です。経理と一口に言ってもその業務の種類にはいろいろありますから、分類を把握してそれぞれのジャンルごとに書類を配置しないといけません。また不必要に長い間保存しておく書類が貯まると、書類整理はより煩雑な物になってしまいます。ですから廃棄すべき書類と保存すべき書類との見極めが大事です。こうしたポイントをおさえてファイリングすると業務のスピードはあがってくるでしょう。

 

やはり基本はパソコン操作!ショットカットキーを学びつくそう!

会計ソフトやエクセルを使う事は会計作業の中で大きなウェイトを占める作業だと思いますが、パソコンを使った業務で少しでも時短で作業を行うコツはショートカットキーをたくさん覚える事です。例えばエクセルならコントロールキーとCキーを押すことでコピー、コントロールキー+Vでペーストとなりますが、この操作をマウスを使う代わりに使うことでスピードはだいぶ変わってきます。

 

入力作業をしている場合では、マウスでセルを一つ一つ指定するより、Tabキーや方向キーを使って操作するほうが楽です。こうした工夫も業務をスピーディーにするのに役立ちます。

 

まとめ

会計業務は複雑な作業が求められる事もあるものですが、パソコンのスキルやファイリング技術を高めることで業務を時短で行いやすくなります。

 

工夫を重ねることで毎回の作業をテンポ良く行えば、積もり積もって大きな効率化が期待できます。数字をたくさん扱う仕事はストレスがたまりやすい場合がありますが、コツをつかんで簡略化を図りましょう。

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